Wie innoreq® Ihnen hilft

Die Erfahrung zeigt: Prozessdokumentationen erfüllen oft nicht diese Mindestanforderungen. Die Folge ist, daß sie ein Schattendasein fristen - all der Aufwand, den das Unternehmen ursprünglich in deren Erstellung gesteckt hat, verpufft im Laufe der Zeit.

innoreq® verhilft Ihrer Prozessdokumentation zu der Bedeutung, die sie verdient und unterstützt Sie damit bei der kontinuierlichen und nachhaltigen Verbesserung Ihrer Prozesse.

innoreq® arbeitet dicht am Mitarbeiter - sie sind die Nutznießer, aber auch die Quelle Ihrer Prozessverbesserung - denn sie sehen oft als erste, was zu verbessern wäre.

Neuaufbau

Ihre Prozessdokumentation wird auf ihre inhaltlichen Bestandteile hin analysiert, zerlegt und neu zusammengesetzt. 

Dadurch ist jedes Prozesselement eindeutig definiert, Redundanzen werden vermieden, Inkonsistenzen in der Beschreibung werden aufgedeckt und behoben.

Die Qualität der Dokumentation steigt damit signifikant.

Präsentation

Die Bereitstellung Ihrer Prozessdokumentation wird in das Medium verlegt, das Ihre Mitarbeiter ohnehin dauernd nutzen und das für sie praktisch überall verfügbar ist: Ihr Intranet.

Die Inhalte sind nur einen Mausklick entfernt. Die Hemmschwelle, die Prozessdokumentation überhaupt zu nutzen, wird signifikant gesenkt.

Vernetzung

Prozess-, Fach- und Organisationswissen werden verknüpft und in allen Zusammenhängen erreichbar, in denen sie eine Rolle spielen.

Ihre Mitarbeiter erfahren also nicht nur, an welcher Stelle im Prozess sie sich gerade befinden und welche Aufgaben Sie haben, sondern beispielsweise auch:

• welche Arbeitsergebnisse sie erhalten und produzieren müssen
• welche Vorlagen es dafür gibt
• wie sie mit diesen Vorlagen umgehen sollten
• welche Werkzeuge ihnen für Vorlagen und Arbeitsergebnisse zur Verfügung stehen

Zusammenhänge werden damit erkennbar, verständlich und handhabbar.

Kontext- und Interessensbezug

Der Zugriff auf die Informationen wird universalisiert. Egal, welches Interesse Ihre Mitarbeiter haben, sie werden mit wenigen Mausklicks die relevanten Inhalte finden - beispielsweise:

• Was habe ich einer bestimmten Rolle zu tun?
• Was wird im Zusammenhang mit einer bestimmten Aufgabe von mir erwartet?
• Wie bediene ich ein Werkzeug, mit dem ich arbeiten soll?
• Wem muß ich ein bestimmtes Arbeitsergebnis übergeben?
• Welchen Anforderungen muß dieses Arbeitsergebnis genügen?

Die Suchzeiten werden minimiert, das Interesse für Zusammenhänge geweckt. Auch hierdurch sinkt die Hemmschwelle zur Nutzung der Dokumentation.

Toolunterstützung

Für die Analyse und den Neuaufbau Ihrer vorhandenen Dokumentation wird das Eclipse Process Framework (EPF) genutzt. Dabei handelt es sich um ein Open-Source-Tool, mit dem die Vernetzung der Prozessbestandteile sehr einfach und konsistent aufgebaut und als HTML-Website publiziert werden kann. (Im innoreq®-Podcast finden Sie übrigens auch einen Beitrag zum EPF, der Ihnen anhand eines Beispiels zeigt, wie Sie damit eine einfache Prozessbeschreibung aufbauen.)

Dadurch fallen für Sie keine Kosten für Software-Lizenzen an. Auf der anderen Seite können Sie das Werkzeug auch - falls gewünscht - in Ihre Infrastruktur übernehmen und in den Redaktionsprozess einbinden. Oder Sie nehmen die Inhalte und übertragen Sie ein anderes, ähnlich strukturiertes System. 

Natürlich ist auch der Einsatz von anderen, vernetzt arbeitenden Prozessdokumentationswerkzeugen möglich, falls Sie ein solches bereits im Unternehmen nutzen oder dessen Einsatz planen. Aber auch bei der systematischen und konsequent an Ihrem Bedarf ausgerichteten Auswahl eines solchen Werkzeugs ist eine Unterstützung möglich.

Aktualität und Motivation

Ihre Mitarbeiter werden dazu motiviert, die neue Wissensbasis zu nutzen - weil sie ihnen Nutzen bringt. 

Und weil Ihren Mitarbeitern sofort auffällt, wenn etwas nicht stimmt, wird der Weg zum Feedback so einfach wie möglich gestaltet: Ein Mausklick entfernt.

Dadurch können Ihre Mitarbeiter die Inhalte aktuell halten. Nicht, indem sie sie selbst pflegen. Sondern indem sie einfach mitteilen, was Ihnen auffällt, was sie gerne geändert hätten, oder was ihnen fehlt.

Dieses Feedback wird im Rahmen des Redaktionsprozesses gesammelt, bewertet und in neue Versionen eingearbeitet. Während des ganzen Weges bleiben Ihre Mitarbeiter informiert und wissen so, daß etwas mit Ihrem Feedback geschieht, und was das ist. Dies wiederum erhält die Motivation aufrecht, zukünftig weiteres Feedback abzugeben.

Und genau das ist notwendig für Ihren kontinuierlichen Verbesserungsprozess.