Die Anforderungen

Damit eine Prozessdokumentation ihre Aufgabe im Rahmen der kontinuierlichen Prozessverbesserung tatsächlich wahrnehmen kann, muß sie eine Reihe von Anforderungen erfüllen.

Aktualität sichern

Die Arbeitswelt Ihrer Mitarbeiter ist inzwischen äußerst komplex.

Es wird erwartet, daß sie bestimmte Abläufe einhalten, bestimmte Methoden nutzen, bestimmte Werkzeuge verwenden, die Erwartungen ihrer internen und externen Kunden erfüllen. Die Prozessdokumentation muss Mitarbeitern eine Hilfe sein und ihnen Wissen zu genau diesen Fragen vermitteln.

Sie ist aber nur dann wirklich nützlich, wenn sie jederzeit aktuell ist - und die Mitarbeiter diese Gewissheit haben. Die Prozessdokumentation muß daher kontinuierlich gepflegt werden.

Wissen vermitteln

Prozessdokumentationen dokumentieren Prozesse.

Um den Mitarbeitern einen echten Nutzen zu bringen, reicht das aber nicht aus. Der Begriff "Prozessdokumentation" greift daher zu kurz: Prozesse sind mit Methoden verknüpft. Prozesse sind mit Werkzeugen verknüpft. Prozesse sind mit der Organisation verknüpft.

Prozess-, Organisations- und Fachwissen gehören daher unabdingbar zusammen. Und sie müssen den Mitarbeitern nahtlos präsentiert werden, damit ein Mitarbeiter sich alles zu einer bestimmten Fragestellung, die er gerade im Moment hat, ganz einfach zur Kenntnis bringen kann.

Eine Prozessdokumentation muss also eine in sich vernetzte Wissensbasis sein, die die Dimensionen des Unternehmens zielgerichtet vermittelt.

Interessen bedienen

Mitarbeiter müssen die Prozessdokumentation gerne nutzen wollen.

Dies ist nur dann der Fall, wenn sie ohne große Mühe erreichbar ist. Wenn sie intuitiv nutzbar ist. Wenn sie verständlich ist. Wenn sie das jeweilige Interesse des Mitarbeiters berücksichtigt. 

Wenn der Mitarbeiter genau in dem Moment, in dem er etwas wissen will, auch genau dieses Wissen ganz einfach bekommt.