Leben Ihre Prozesse eigentlich?

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Die Aufgaben

Wenn Sie ein System zur Qualitäts- und Prozessverbesserung in Ihrem Unternehmen eingeführt haben (wie zum Beispiel CMMI, SPICE oder ISO 9001), dann haben Sie auch eine Dokumentation erstellt, die Ihre Prozesse beschreibt.

Diese Prozessdokumentation ist ein echter Schatz, denn sie hat eine Reihe wichtiger Funktionen:

Nur wenn der aktuelle Zustand des Prozess-Systems dokumentiert ist, lassen sich Schwachstellen systematisch identifizieren. 

Die Prozessdokumentation dient also der Erhebung des Status Quo.

Jedes Unternehmen hat Ziele, die den Mitarbeitern bekannt sein müssen.

Besonders Ziele zum "Wie" des Arbeitens betreffen aber ganz wesentlich die Abläufe und die Organisation, mit denen die Mitarbeiter zu tun haben.

Die Prozessdokumentation hilft damit bei der Vermittlung von Unternehmenszielen.

Nichts ist sicherer als die Änderung.

Methoden, Abläufe, Organisationen verändern sich laufend. Diese Veränderungen müssen zeitnah den Mitarbeitern bekannt gemacht werden. Und die Auswirkungen dieser Veränderungen müssen den Mitarbeitern genauso zeitnah klar sein.

Die Prozessdokumentation identifiziert solche Veränderungen und vermittelt deren Konsequenzen.

Die Anforderungen

Damit eine Prozessdokumentation ihre Aufgabe im Rahmen der kontinuierlichen Prozessverbesserung tatsächlich wahrnehmen kann, muß sie eine Reihe von Anforderungen erfüllen.

Die Arbeitswelt Ihrer Mitarbeiter ist inzwischen äußerst komplex.

Es wird erwartet, daß sie bestimmte Abläufe einhalten, bestimmte Methoden nutzen, bestimmte Werkzeuge verwenden, die Erwartungen ihrer internen und externen Kunden erfüllen. Die Prozessdokumentation muss Mitarbeitern eine Hilfe sein und ihnen Wissen zu genau diesen Fragen vermitteln.

Sie ist aber nur dann wirklich nützlich, wenn sie jederzeit aktuell ist - und die Mitarbeiter diese Gewissheit haben. Die Prozessdokumentation muß daher kontinuierlich gepflegt werden.

Prozessdokumentationen dokumentieren Prozesse.

Um den Mitarbeitern einen echten Nutzen zu bringen, reicht das aber nicht aus. Der Begriff "Prozessdokumentation" greift daher zu kurz: Prozesse sind mit Methoden verknüpft. Prozesse sind mit Werkzeugen verknüpft. Prozesse sind mit der Organisation verknüpft.

Prozess-, Organisations- und Fachwissen gehören daher unabdingbar zusammen. Und sie müssen den Mitarbeitern nahtlos präsentiert werden, damit ein Mitarbeiter sich alles zu einer bestimmten Fragestellung, die er gerade im Moment hat, ganz einfach zur Kenntnis bringen kann.

Eine Prozessdokumentation muss also eine in sich vernetzte Wissensbasis sein, die die Dimensionen des Unternehmens zielgerichtet vermittelt.

Mitarbeiter müssen die Prozessdokumentation gerne nutzen wollen.

Dies ist nur dann der Fall, wenn sie ohne große Mühe erreichbar ist. Wenn sie intuitiv nutzbar ist. Wenn sie verständlich ist. Wenn sie das jeweilige Interesse des Mitarbeiters berücksichtigt. 

Wenn der Mitarbeiter genau in dem Moment, in dem er etwas wissen will, auch genau dieses Wissen ganz einfach bekommt.

Das Angebot von innoreq®

Die Erfahrung zeigt: Prozessdokumentationen erfüllen oft nicht diese Mindestanforderungen. Die Folge ist, daß sie ein Schattendasein fristen - all der Aufwand, den das Unternehmen ursprünglich in deren Erstellung gesteckt hat, verpufft im Laufe der Zeit.

innoreq® verhilft Ihrer Prozessdokumentation zu der Bedeutung, die sie verdient und unterstützt Sie damit bei der kontinuierlichen und nachhaltigen Verbesserung Ihrer Prozesse.

innoreq® arbeitet dicht am Mitarbeiter - sie sind die Nutznießer, aber auch die Quelle Ihrer Prozessverbesserung - denn sie sehen oft als erste, was zu verbessern wäre.

Ihre Prozessdokumentation wird auf ihre inhaltlichen Bestandteile hin analysiert, zerlegt und neu zusammengesetzt. 

Dadurch ist jedes Prozesselement eindeutig definiert, Redundanzen werden vermieden, Inkonsistenzen in der Beschreibung werden aufgedeckt und behoben.

Die Qualität der Dokumentation steigt damit signifikant.

Die Bereitstellung Ihrer Prozessdokumentation wird in das Medium verlegt, das Ihre Mitarbeiter ohnehin dauernd nutzen und das für sie praktisch überall verfügbar ist: Ihr Intranet.

Die Inhalte sind nur einen Mausklick entfernt. Die Hemmschwelle, die Prozessdokumentation überhaupt zu nutzen, wird signifikant gesenkt.

Prozess-, Fach- und Organisationswissen werden verknüpft und in allen Zusammenhängen erreichbar, in denen sie eine Rolle spielen.

Ihre Mitarbeiter erfahren also nicht nur, an welcher Stelle im Prozess sie sich gerade befinden und welche Aufgaben Sie haben, sondern beispielsweise auch:

  • welche Arbeitsergebnisse sie erhalten und produzieren müssen
  • welche Vorlagen es dafür gibt
  • wie sie mit diesen Vorlagen umgehen sollten
  • welche Werkzeuge ihnen für Vorlagen und Arbeitsergebnisse zur Verfügung stehen

Zusammenhänge werden damit erkennbar, verständlich und handhabbar.

Der Zugriff auf die Informationen wird universalisiert. Egal, welches Interesse Ihre Mitarbeiter haben, sie werden mit wenigen Mausklicks die relevanten Inhalte finden - beispielsweise:

  • Was habe ich in einer bestimmten Rolle zu tun?
  • Was wird im Zusammenhang mit einer bestimmten Aufgabe von mir erwartet?
  • Wie bediene ich ein Werkzeug, mit dem ich arbeiten soll?
  • Wem muss ich ein bestimmtes Arbeitsergebnis übergeben?
  • Welchen Anforderungen muss dieses Arbeitsergebnis genügen?

Die Suchzeiten werden minimiert, das Interesse für Zusammenhänge geweckt. Auch hierdurch sinkt die Hemmschwelle zur Nutzung der Dokumentation.

Für die Analyse und den Neuaufbau Ihrer vorhandenen Dokumentation wird das Eclipse Process Framework (EPF) genutzt. Dabei handelt es sich um ein Open-Source-Tool, mit dem die Vernetzung der Prozessbestandteile sehr einfach und konsistent aufgebaut und als HTML-Website publiziert werden kann. Im Blog finden Sie übrigens auch einige Beiträge zum EPF, die Ihnen - unter anderem - zeigen, wie Sie damit eine einfache Prozessbeschreibung aufbauen.

Dadurch fallen für Sie keine Kosten für Software-Lizenzen an. Auf der anderen Seite können Sie das Werkzeug auch - falls gewünscht - in Ihre Infrastruktur übernehmen und in den Redaktionsprozess einbinden. Oder Sie nehmen die Inhalte und übertragen Sie in ein anderes, ähnlich strukturiertes System. 

Natürlich ist auch der Einsatz von anderen, vernetzt arbeitenden Prozessdokumentationswerkzeugen möglich, falls Sie ein solches bereits im Unternehmen nutzen oder dessen Einsatz planen. Aber auch bei der systematischen und konsequent an Ihrem Bedarf ausgerichteten Auswahl eines solchen Werkzeugs ist eine Unterstützung möglich.

Ihre Mitarbeiter werden dazu motiviert, die neue Wissensbasis zu nutzen - weil sie ihnen Nutzen bringt. 

Und weil Ihren Mitarbeitern sofort auffällt, wenn etwas nicht stimmt, wird der Weg zum Feedback so einfach wie möglich gestaltet: Ein Mausklick entfernt.

Dadurch können Ihre Mitarbeiter die Inhalte aktuell halten. Nicht, indem sie sie selbst pflegen. Sondern indem sie einfach mitteilen, was Ihnen auffällt, was sie gerne geändert hätten, oder was ihnen fehlt.

Dieses Feedback wird im Rahmen des Redaktionsprozesses gesammelt, bewertet und in neue Versionen eingearbeitet. Während des ganzen Weges bleiben Ihre Mitarbeiter informiert und wissen so, daß etwas mit Ihrem Feedback geschieht, und was das ist. Dies wiederum erhält die Motivation aufrecht, zukünftig weiteres Feedback abzugeben.

Und genau das ist notwendig für Ihren kontinuierlichen Verbesserungsprozess.

Ihr Nutzen durch innoreq®

Die durch innoreq® renovierte Prozessdokumentation

  • ist Ihren Mitarbeitern eine echte Hilfe bei deren Arbeit
  • fördert das „Mitdenken“ der Mitarbeiter
  • motiviert durch einfache Nutzbarkeit
  • öffnet den Blick für Zusammenhänge
  • steigert die Prozesssicherheit und Produktivität
  • unterstützt die Nachweisbarkeit bei Audits & Assessments
  • fördert den kontinuierlichen Verbesserungsprozess in Ihrem Unternehmen

Unser Video auf YouTube pointiert all diese Fragen ein wenig...

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